Kişisel Veri İşleme Sözleşmesi

1. Taraflar ve Roller

1.1. Bu Kişisel Veri İşleme Sözleşmesi ("Sözleşme"), LegalSis platformunda internet sitesi hizmeti alan avukat ya da avukatlık ortaklığı ("Veri Sorumlusu") ile Çapanoğlu Mahallesi Bozok Üniversitesi Teknoloji Geliştirme Bölgesi No: 219/1/16 - Yozgat adresinde mukim Legalsis Teknoloji (Yasin Işık) ("Veri İşleyen") arasında, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") madde 12/2 uyarınca kurulmuştur.

1.2. Veri Sorumlusunun Sitesi aracılığıyla toplanan kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını Veri Sorumlusu belirler. Veri İşleyen, bu verileri yalnızca Veri Sorumlusu adına ve Abonelik Hizmet Sözleşmesi kapsamındaki hizmeti sunmak amacıyla işler.

1.3. Veri İşleyenin kendi müşterilerine (Veri Sorumlusunun kendisine ve Panel kullanıcılarına) ait verileri kendi adına işlemesi bu Sözleşmenin kapsamı dışındadır; bu veriler Veri İşleyenin Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası'na tabidir. Veri İşleyen bu verilerin veri sorumlusudur ve 10073882 numarasıyla Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) kayıtlıdır.

2. İşlemenin Konusu ve Kapsamı

2.1. Veri İşleyen, Sitede kullanıldığı ölçüde aşağıdaki modüller aracılığıyla toplanan kişisel verileri işler:

1. İletişim formu: Ziyaretçinin adı soyadı, iletişim bilgileri ve mesaj içeriği,
2. Randevu: Randevu talep edenin adı soyadı, iletişim bilgileri, talep konusu, randevu tarihi ve yüklediği belgeler,
3. İnsan kaynakları: İş başvurusunda bulunanların kimlik, iletişim, eğitim ve mesleki deneyim bilgileri ile özgeçmiş dosyaları,
4. Kişisel veri başvuruları: Ziyaretçilerin KVKK madde 11 kapsamında Site üzerinden yaptıkları başvurular,
5. WhatsApp ve iletişim yönlendirmeleri: Yönlendirme sayıları ve tıklama zamanları (yönlendirilen kişinin mesaj içeriği Veri İşleyene ulaşmaz),
6. Site istatistikleri: Ziyaret sayıları, ziyaret edilen sayfalar, tarayıcı ve cihaz türü; tekil ziyaretçi sayımı için kullanılan teknik tanımlayıcılar,
7. Panel kullanıcıları: Veri Sorumlusunun Panele erişim verdiği çalışanlarına ait ad, e-posta ve işlem kayıtları,
8. Güvenlik ve trafik kayıtları: Siteye erişen kişilerin IP adresi, erişim zamanı ve istek bilgileri.

2.2. İlgili kişi grupları: Site ziyaretçileri, müvekkil ve müvekkil adayları, iş başvurusunda bulunanlar, kişisel veri başvurusunda bulunanlar ve Veri Sorumlusunun Panel kullanıcılarıdır.

2.3. İletişim formu, randevu ve belge yükleme alanlarına ilgili kişilerin kendi iradeleriyle sağlık, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri gibi özel nitelikli kişisel veriler yazabileceği taraflarca bilinmektedir. Veri İşleyen bu verileri yalnızca saklama ve Veri Sorumlusuna iletme amacıyla işler.

2.4. İşleme faaliyetleri; kaydetme, depolama, muhafaza etme, Veri Sorumlusunun Paneline iletme, yedekleme, Veri Sorumlusunun talimatıyla dışa aktarma ve silme işlemleriyle sınırlıdır. Veri İşleyen, bu verileri kendi amaçları için kullanmaz, analiz etmez, profil oluşturmak veya pazarlama için işlemez ve üçüncü kişilere satmaz.

2.5. İşleme süresi, Abonelik Hizmet Sözleşmesi'nin süresi ve bu Sözleşmenin 11. maddesindeki silme süresi ile sınırlıdır.

3. Talimatla İşleme

3.1. Veri İşleyen kişisel verileri yalnızca Veri Sorumlusunun talimatları doğrultusunda işler. Abonelik Hizmet Sözleşmesi, bu Sözleşme ve Veri Sorumlusunun Panelde yaptığı ayarlar (modüllerin açılıp kapatılması, form alanlarının belirlenmesi, kayıtların silinmesi ve benzerleri) Veri Sorumlusunun talimatı sayılır.

3.2. Veri İşleyen, bir talimatın KVKK'ya veya diğer mevzuata aykırı olduğunu değerlendirirse bunu Veri Sorumlusuna bildirir.

3.3. Kanunen zorunlu olan hallerde Veri İşleyen yetkili makamların taleplerine uyar; bu durumda kanunen yasaklanmadıkça Veri Sorumlusunu önceden bilgilendirir.

4. Veri Sorumlusunun Yükümlülükleri

Veri Sorumlusu;

1. Sitesinde ilgili kişilere yönelik aydınlatma metnini yayımlamak ve gerekli hallerde açık rıza almak,
2. Sitesinde zorunlu olmayan çerezler veya üçüncü taraf izleme kodları kullanıyorsa bunlar için gerekli rızayı almak ve çerez politikasını yayımlamak,
3. Form alanlarını işleme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde belirlemek,
4. Panel erişimini yalnızca yetkili çalışanlarına vermek ve bu kişilerin gizlilik yükümlülüğüne uymasını sağlamak,
5. Panelde görüntülediği veya dışa aktardığı verileri kendi sistemlerinde KVKK'ya uygun şekilde korumak,
6. Gerekiyorsa Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmek,
7. Veri ihlallerini Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve ilgili kişilere bildirmek

ile yükümlüdür.

5. Gizlilik

5.1. Veri İşleyen, Veri Sorumlusunun 1136 sayılı Avukatlık Kanunu madde 36 uyarınca sır saklama yükümlülüğü altında bulunduğunu ve Site üzerinden iletilen bilgilerin bu kapsamda değerlendirilebileceğini bilir.

5.2. Veri İşleyen, Site üzerinden iletilen içeriklere yalnızca Abonelik Hizmet Sözleşmesi'nin 13. maddesinde sayılan istisnai hallerde ve gerekli olduğu ölçüde erişir. Veri Sorumlusunun talebiyle açılan temsili oturumlar Sitenin işlem kayıtlarında görüntülenebilir.

5.3. Veri İşleyen, kişisel verilere erişebilecek personelinden ve alt işleyenlerinden yazılı gizlilik taahhüdü alır. Gizlilik yükümlülüğü bu Sözleşmenin sona ermesinden sonra da devam eder.

6. Teknik ve İdari Tedbirler

Veri İşleyen, KVKK madde 12/1 kapsamında en az aşağıdaki tedbirleri uygular:

1. Sitelerle iletişimin şifreli bağlantı (HTTPS/TLS) üzerinden yapılması,
2. Panel parolalarının geri döndürülemez biçimde (özetlenerek) saklanması, oturum güvenliği ve başarısız giriş denemelerinin sınırlandırılması,
3. Her Sitenin verilerinin mantıksal olarak ayrıştırılması; bir Veri Sorumlusunun başka bir Veri Sorumlusunun verilerine erişememesi,
4. Ziyaretçilerin yüklediği dosyaların doğrudan erişime kapalı alanlarda saklanması ve yalnızca yetkili Panel kullanıcılarına sunulması,
5. Sistemlere personel erişiminin yetki ve ihtiyaç ilkesiyle sınırlandırılması; yönetim paneli ve temsili oturum işlemlerinin otomatik olarak, sunucu düzeyindeki teknik müdahalelerin ise olay kaydıyla kayıt altına alınması,
6. Düzenli yedekleme ve yedeklerin erişime kapalı ortamda saklanması,
7. Yazılım ve sunucu güncellemelerinin düzenli yapılması, güvenlik açıklarının izlenmesi,
8. Kişisel verilerin ve yedeklerin yalnızca Türkiye'de bulunan sunucularda tutulması (madde 8'deki hizmetler hariç).

7. Alt İşleyenler

7.1. Veri Sorumlusu, Veri İşleyenin hizmetin sunulması için aşağıdaki alt işleyenlerle çalışmasına izin verir:

Alt işleyen	Hizmet	Verilerin bulunduğu yer	Kapsam
[Altyapı Sağlayıcısı]	Sunucu ve veri merkezi	Türkiye	Tüm Site verileri
Google Workspace (Google LLC)	Kurumsal e-posta	Yurt dışı	Yalnızca kurumsal e-posta modülünü kullanan Veri Sorumlularının e-posta hesapları ve içerikleri

7.2. Veri Sorumlusuna gönderilen yeni kayıt bildirimleri (yeni iletişim mesajı, yeni randevu talebi, yeni başvuru ve benzerleri) ziyaretçinin kişisel verilerini ve form içeriğini içermez; ayrıntılar yalnızca Panelde görüntülenir. Ziyaretçinin kendisine gönderilen randevu talep ve onay e-postaları yalnızca o ziyaretçinin randevu bilgilerini içerir. Bu e-postalar Veri İşleyenin madde 7.1'deki altyapıda çalışan kendi e-posta sunucusundan gönderilir; Veri Sorumlusu Panelde kendi e-posta sunucusunu tanımlamışsa ziyaretçiye giden e-postalar o sunucu üzerinden gönderilir ve bu sunucunun seçimi Veri Sorumlusunun sorumluluğundadır.

7.3. Veri İşleyen, alt işleyenlerle bu Sözleşmedeki yükümlülüklerden daha az koruyucu olmayan yükümlülükler içeren sözleşmeler yapar ve alt işleyenlerin eylemlerinden Veri Sorumlusuna karşı kendi eylemleri gibi sorumludur.

7.4. Veri İşleyen, alt işleyen eklemeden veya değiştirmeden en az 15 gün önce Veri Sorumlusunu e-posta ve Panel bildirimiyle bilgilendirir. Veri Sorumlusu bu süre içinde haklı bir gerekçeyle itiraz edebilir; itirazın giderilememesi halinde Veri Sorumlusu Abonelik Hizmet Sözleşmesi'ni feshedebilir ve kalan süreye isabet eden bedelin iadesini talep edebilir.

7.5. LegalSis Asistan, Destek Asistanı ve destek talepleri için kullanılan yapay zekâ hizmet sağlayıcıları alt işleyen olarak değerlendirilmez. Abonelik Hizmet Sözleşmesi'nin 6.3. maddesi uyarınca LegalSis Asistan'a kişisel veri girilmesi yasaktır ve Site ziyaretçilerinin verileri bu sağlayıcılara aktarılmaz; Platform, ziyaretçilere ait mesaj, randevu, başvuru ve belge kayıtlarını bu araçlara göndermez. Veri Sorumlusu, Sitesindeki iletişim formu, randevu veya başvuru gibi işlevlerle ilgili bir sorunu destek talebiyle bildirirken ziyaretçinin adını, iletişim bilgisini veya mesaj içeriğini talebe yazmaz; ilgili kaydın türünü ve Paneldeki tarihini belirtmesi yeterlidir. LegalSis kayda, gerekli olduğunda Abonelik Hizmet Sözleşmesi'nin 13.2. maddesi uyarınca erişir.

8. Yurt Dışına Aktarım

8.1. Site verileri ve yedekleri Türkiye'de tutulur ve yurt dışına aktarılmaz.

8.2. Kurumsal e-posta modülünü kullanan Veri Sorumlusunun e-posta hesaplarındaki veriler, madde 7.1'de belirtilen e-posta altyapı sağlayıcısının yurt dışındaki sunucularında işlenir. Bu aktarım KVKK madde 9'da öngörülen uygun güvencelerden biriyle yapılır ve gerekli bildirimler Veri İşleyen tarafından yerine getirilir. Veri Sorumlusu, kurumsal e-posta modülünü talep etmekle bu aktarımdan haberdar olduğunu kabul eder; kurumsal e-posta modülünü kullanmayan Veri Sorumluları için yurt dışına aktarım söz konusu değildir.

9. İlgili Kişi Başvuruları

9.1. Site ziyaretçilerinin KVKK madde 11 kapsamındaki başvurularına cevap verme yükümlülüğü Veri Sorumlusuna aittir. Site üzerinden yapılan başvurular Veri Sorumlusunun Paneline iletilir.

9.2. Veri İşleyene doğrudan yapılan ve Veri Sorumlusunun Sitesine ilişkin başvurular, başvurana bilgi verilerek gecikmeksizin Veri Sorumlusuna iletilir.

9.3. Veri İşleyen, Veri Sorumlusunun başvurulara süresi içinde cevap verebilmesi için Panelde kayıtları görüntüleme, dışa aktarma ve silme imkânı sunar ve makul teknik desteği sağlar.

10. Veri İhlali

10.1. Veri İşleyen, Veri Sorumlusunun Sitesine ait kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edildiğini öğrendiğinde Veri Sorumlusunu gecikmeksizin ve en geç 24 saat içinde e-posta ve telefonla bilgilendirir.

10.2. Bildirimde, o an bilindiği ölçüde; ihlalin tarihi, etkilenen veri kategorileri ve yaklaşık kişi sayısı, olası sonuçlar ve alınan veya alınması önerilen tedbirler yer alır. Bilgiler tamamlandıkça Veri Sorumlusuna iletilir.

10.3. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğü Veri Sorumlusuna aittir. Veri İşleyen, bu bildirimlerin yapılabilmesi için gerekli bilgi ve belgeleri sağlar.

10.4. Veri İşleyen, ihlalin etkilerini sınırlandırmak ve tekrarını önlemek için gerekli tedbirleri derhal alır.

11. Verilerin İadesi ve Silinmesi

11.1. Abonelik Hizmet Sözleşmesi'nin sona ermesi halinde Veri Sorumlusu, Abonelik Hizmet Sözleşmesi'ndeki silme tarihine kadar Panel üzerinden verilerini dışa aktarabilir.

11.2. Veri İşleyen, bu süre sonunda Site verilerini kalıcı olarak siler; silinen veriler yedeklerden de olağan yedek döngüsü içinde silinir. Kanunen saklanması zorunlu kayıtlar (örneğin 5651 sayılı Kanun kapsamındaki trafik kayıtları) ilgili kanundaki süre boyunca saklanır ve bu süre sonunda silinir.

11.3. Veri Sorumlusu, Abonelik Dönemi içinde de Panelden tekil kayıtları silebilir.

12. Denetim

12.1. Veri İşleyen, bu Sözleşmeye uyumu gösteren bilgileri Veri Sorumlusunun yazılı talebi üzerine makul süre içinde sağlar.

12.2. Veri Sorumlusunun yerinde denetim talebi; en az 30 gün önceden bildirilmesi, yılda bir defayla sınırlı olması, diğer müşterilerin verilerinin gizliliğini tehlikeye atmaması ve masraflarının Veri Sorumlusunca karşılanması koşuluyla değerlendirilir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun veya yetkili makamların denetim talepleri saklıdır.

13. Sorumluluk

13.1. Tarafların bu Sözleşmeden doğan sorumluluğu Abonelik Hizmet Sözleşmesi'nin 19. maddesine tabidir. KVKK'dan doğan yükümlülükler ve kanunen sınırlandırılamayan sorumluluk halleri saklıdır.

13.2. Veri Sorumlusunun Panel ayarları, form tasarımı, Panel kullanıcılarının işlemleri veya dışa aktardığı verileri koruması gibi kendi yükümlülük alanındaki eylemlerinden doğan zararlardan Veri İşleyen sorumlu değildir.

14. Süre ve Diğer Hükümler

14.1. Bu Sözleşme, Abonelik Hizmet Sözleşmesi ile birlikte yürürlüğe girer ve Veri İşleyen Site verilerini işlediği sürece yürürlükte kalır.

14.2. Bu Sözleşmede değişiklik, bildirimler, delil, uygulanacak hukuk ve tahkim konularında Abonelik Hizmet Sözleşmesi hükümleri uygulanır.

14.3. Bu Sözleşme 14 maddeden oluşur. Veri Sorumlusu, Sözleşmeyi [Tarih] tarihinde [IP Adresi] IP adresinden elektronik ortamda onaylamıştır. Onaylanan sürüm, Hesaptaki sözleşmeler bölümünde her zaman görüntülenebilir ve indirilebilir.